そろそろ独自のメールアドレスを持ちませんか？

―時代とビジネスの変化に対応する事務所になろう。加えて、場所を問わない働き方も実現しよう―

弁護士・税理士・社会保険労務士といった専門家の先生方は、日々多忙のなかで依頼者の信頼を背負い、社会に大きな役割を果たされています。そのような先生方にとって、事務所の“顔”ともいえるのが メールアドレス です。

ところが今も、フリーメール（@gmail.com、@yahoo.co.jpなど）や、プロバイダ提供のアドレスを業務に使い続けている事務所が少なくありません。もちろん利用は可能ですが、顧問先や新規の依頼者から見たときに、
「ちょっと頼りなく見える」
「ITに疎いのかな？」
そんな印象を与えてしまう危険があります。

士業の先生方が担っている役割を考えれば、これはもったいないことです。独自ドメインのメールアドレスを持つだけで、事務所の信頼感は大きく高まります。

独自アドレスで得られる信頼感

例えば「info@〇〇-law.jp」や「office@△△-tax.com」というようなアドレスは、ひと目で“きちんとした事務所”であることを示します。
顧問先の若い経営者や後継者世代にとっても自然に受け入れられ、「古さを感じさせない先生」としてリスペクトされやすくなります。

逆に、従来のフリーアドレスをそのまま使い続けることは、「時代に取り残されているのでは？」という不安につながりかねません。

Google Workspace・Microsoft 365 が選ばれる理由

では、実際に独自ドメインのメールをどう運用するか。いま世界中で広く利用されているのが Google Workspace と Microsoft 365 です。

1. 信頼できるメール基盤

• Google Workspace：独自ドメインで「Gmail」を利用可能。高い迷惑メールフィルタや二段階認証でセキュリティも万全。
• Microsoft 365：独自ドメインで「Outlook」を利用可能。Exchange Onlineにより、メール・予定表・連絡先がクラウド上で一元管理できます。

2. 予定や文書の共有で“チーム力”アップ

• Google カレンダーを使えば、所内の予定を簡単に共有でき、依頼者との打合せスケジュール調整もスムーズになります。
• Microsoft Teams カレンダーも同様に共有が可能で、リモート会議とも連動します。

3. 安全なファイル保存・共有

• Google ドライブでは、契約書や決算書などをクラウドに保存し、所内や顧問先と安全に共有できます。アクセス権限を細かく設定できるため、「この人だけ閲覧可」といった制御が可能です。
• Microsoft OneDriveも同様に、ファイル共有と共同編集を実現します。WordやExcelと連動するため、顧問先との資料やり取りも効率的です。

4. オンライン会議で場所を問わない業務

• Google Meet（Google Workspaceに含まれる）や Microsoft Teams（Microsoft 365に含まれる）を使えば、顧問先との打合せをオンラインで行えます。移動時間を削減でき、遠方のクライアント対応にも役立ちます。

5. ホームページ作成も可能

「事務所の情報を発信したいが、難しいことは避けたい」――そんなニーズにも対応できます。

• Google Workspaceには「Google Sites」が含まれており、専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップで事務所の紹介ページやお知らせページを作成可能です。
• Microsoft 365では「SharePoint Online」を活用することで、シンプルな事務所紹介サイトや職員向けポータルを整備できます。

つまり、メールだけでなく「事務所の顔」となるホームページも同じ環境で手軽に運営できるのです。

コスト面も安心

Google Workspace・Microsoft 365の利用料は、1ユーザーあたり月額1,000円前後から。これでメール・予定表・ファイル共有・オンライン会議・セキュアなストレージ・ホームページ作成機能まで利用できるため、費用対効果は非常に高いといえます。

Pit-Nagoyaがお手伝いします

「機能は魅力的だけれど、導入や切り替えが不安」という先生方もいらっしゃるでしょう。そこで私たちPit-Nagoyaでは、経験豊富なITコーディネータが先生方のご希望を丁寧にヒアリングし、必要な環境をわかりやすく言語化します。

その上で、ニーズに応じた具体的な提案が最短2週間で複数社から届く仕組みを整えています。

• 「パソコンの買い替えを機に導入したい」
• 「メールを安全に使えるようにしたい」
• 「顧問先に安心感を持ってもらえるHPを整えたい」

どんな小さな相談からでも構いません。

“化石化”しない事務所のために

時代は急速に変化しています。もし環境整備を後回しにし続ければ、気づいた時には「化石のような事務所」になってしまいかねません。
一方で、今ここで一歩を踏み出せば、依頼者や顧問先から「信頼できる、頼れる先生」として一層評価されるはずです。

独自のメールアドレスを持つこと

それは単なるIT環境の改善ではなく、先生方の事務所のブランドを高め、未来の顧問先や後継者からもリスペクトされるための投資です。

どうぞお気軽にPit-Nagoyaへご相談ください。私たちが先生方のパートナーとして、一緒に次の一歩を支えてまいります。